Com a crescente demanda por ética e transparência nas corporações, ter um canal de denúncias interno têm se tornado cada vez mais comum nas empresas. Esse meio permite que funcionários relatem possíveis violações éticas, fraudes ou assédio, de forma anônima ou identificada, em casos mais raros. No entanto, a eficiência desses canais depende da garantia de que não haverá retaliação aos denunciantes.

De acordo com um estudo da Association of Certified Fraud Examiners, mais de 40% dos casos de fraudes corporativas foram descobertos por meio de denúncias. Isso mostra a importância de ter um meio efetivo para que os funcionários possam falar sobre violações. Além disso, segundo o levantamento Maturidade do Compliance no Brasil, publicada pela KPMG, 93% das organizações pesquisadas disseram contar esse meio de comunicação ativo.

Uma pesquisa da consultoria EY informa ainda que 75% das empresas que implementaram canais de denúncias viram melhorias na cultura ética e no ambiente de trabalho. A eficiência desses dispositivos, contudo, só tem resultado diante da eliminação do risco de represálias contra os denunciantes. Isso porque quase 45% das pessoas que reportam problemas na instituição relataram ter sofrido algum tipo de retaliação após fazerem uma denúncia. O dado é da pesquisa Global Business Ethics Survey, realizada pela Ethics & Compliance Initiative. 

As punições indevidas ao colaborador que se prontifica a denunciar podem incluir perda de promoções, bullying, assédio e demissão. Para garantir que esses canais sejam eficientes, a empresa deve adotar uma cultura de transparência e ética, que demonstre aos funcionários a importância de denunciar qualquer comportamento inadequado. 

Além disso, é fundamental que a companhia tenha uma política clara de proteção do denunciante e que faça cumprir essa política. A criação de um comitê de ética independente também pode ser uma medida importante para manter a imparcialidade na análise das denúncias.

Canal de denúncias eficaz demanda estrutura adequada

Para que um canal de denúncias seja efetivo, é necessário que ele esteja estruturado em um Sistema de Gestão de Denúncias (SGD), composto por um programa de integridade, escopo definido para o canal e políticas e processos de compliance. Conforme os portais especializados, essa estrutura tem o propósito de garantir que as denúncias sejam prontamente apuradas e submetidas às pessoas com autoridade e competência para tomar as medidas cabíveis.

A implementação de um SGD, todavia, requer cuidados. É necessário avaliar se o ambiente cultural, o modelo organizacional e a governança favorecem a manutenção do canal, se o sistema está em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e se está assegurando a confidencialidade da identidade das pessoas envolvidas e demais informações sensíveis. Também é preciso definir incentivos aos denunciantes, permitir denúncia anônima e avaliar o acesso de terceiros ao canal.

O meio de comunicação deve estar preparado para receber e lidar com relatos de irregularidades efetivas ou potenciais que possam resultar em dano à empresa. A ação, a omissão ou a ocultação de ação relativas a violações de leis nacionais e internacionais ou a desvios de condutas são alguns exemplos de irregularidades que fazem sentido serem objetos do canal, sem que haja o risco de retaliação daqueles que denunciam. 

Como assegurar a proteção de denunciantes

Empresas podem adotar diversas práticas para garantir a proteção de denunciantes que utilizam o canal de denúncia, como manter sigilo dos relatos e garantir a não retaliação. Medidas simples, mas valiosas, como revisar periodicamente os acessos ao canal, estabelecer termos de confidencialidade, criar e-mails confidenciais e exigir cláusulas de sigilo dos parceiros forenses podem ajudar a proteger as informações.

Para reduzir os riscos de vingança contra aqueles que fazem as reclamações, é fundamental que a instituição preveja expressamente a proteção em seu Código de Conduta. Além disso, o compliance deve ser consultado antes de qualquer demissão e toda pessoa entrevistada em uma investigação deve ser informada sobre a não retaliação para denúncias de boa-fé. 

A comunicação ostensiva de tolerância zero às práticas de retaliação e a criação de um gestor do canal de denúncias com plena autonomia, que se reporta ao mais alto escalão dentro da empresa, também são fundamentais.

Junto a essas ações, uma pessoa ou órgão deve ficar encarregado de acompanhar os trabalhos do gestor do canal e das deliberações necessárias. Uma opção é criar um Comitê de Ética, com a participação de membros da diretoria, conselho de administração, jurídico, compliance ou RH.