Documentar processos, registrar atividades e organizar atividades é uma parte integral do dia a dia dos negócios, independente do segmento de mercado em que a empresa esteja inserida. 

Mas isso não significa usar papel físico. De fato, a confiança em documentos em papel resulta no desperdício de milhões de dólares. Quantas impressões completamente inúteis passaram pelas suas mãos durante sua vida profissional?

E não é só isso. Conforme a pilha de papelada física aumenta, os problemas também crescem:

• Mais tempo para concluir tarefas de rotina que dependem de entrada em papel;
• Maiores riscos de falhas de segurança devido a documentos perdidos ou roubados;
• Erros em potencial na entrada de dados causados pela digitação manual de informações em sistemas.

Todas essas situações e ainda a questão da sustentabilidade. Cada vez mais o consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica, exige de seus parceiros de negócios uma postura de respeito aos recursos naturais.

Para quem pensa na dificuldade em fazer a transição para um modelo paperless, é importante saber que existem maneiras práticas de levar qualquer negócio a abolir o uso de papel.

4 pontos para começar a deixar o papel para trás:

1. Avalie os impasses causados pelo papel

• Faça um inventário dos processos mais críticos em sua empresa, como os que fazem o negócio parar ou causam prejuízos caso sofram atrasos;
• Revise a documentação existente ou tenha uma visão geral do passo a passo atentando-se para onde o papel é usado no processo e qual a tarefa envolvida;
• Avalie o número de entradas comerciais em papel necessárias para os processos escolhidos em um típico mês e o tempo envolvido no processamento manual dos documentos em papel;
• Identifique as etapas dos processos que oferecem uma oportunidade significativa para digitalização.

2. Estabeleça processos sem papel onde for viável

• Identifique processos que dependem de entradas baseadas em papel e que podem ser facilmente transferidos para o digital, como oferecer um formulário eletrônico para substituir um formulário em papel;
• Certifique-se de que processos convencionais e digitais podem ser executados paralelamente e estão completamente integrados para possibilitar uma transição tranquila conforme os volumes mudam do papel para o digital.

3. Digitalize e converta os arquivos físicos

• Quaisquer documentos que chegam em papel devem ser convertidos eletronicamente o mais rápido possível no momento do recebimento. Não é possível obrigar clientes e fornecedores a abolir o uso de papel, e é provável que documentos e arquivos em papel ainda façam parte de suas rotinas. O segredo é digitalizar esses arquivos assim que chegarem em sua empresa.

4. Mantenha os clientes atualizados

• Depois de implementar a digitalização ou a transição para o processo completamente eletrônico, você deve informar aos clientes sobre as mudanças e como isso os afeta. Destaque as vantagens e também aborde quaisquer dúvidas que possa haver sobre segurança e privacidade;
• Também explique sobre assinaturas eletrônicas aos seus clientes, caso isso seja importante.
• Certifique-se de comunicar e oferecer incentivos para que seus clientes realizem a mudança, tais como taxas reduzidas, acréscimo no bônus de fidelidade, etc., para aliviar qualquer inconveniência.

E, finalmente, desfrute dos benefícios! As recompensas em economia de tempo e dinheiro se acumularão rapidamente e o retorno em satisfação dos clientes será enorme.

Sandra Veronica Galvez Sanchez é gerente de marketing de LATAM da divisão Alaris da Kodak Alaris no Brasil, provedora líder do setor de soluções de captura de informações que simplificam os processos de negócios. A empresa trabalha para ajudar o mundo a entender as informações com soluções conectadas e inteligentes, habilitadas por décadas de inovação na ciência da imagem. As premiadas linhas de scanners, software e serviços estão disponíveis em todo o mundo e através de uma rede de parceiros de canal. Para obter mais informações, acesse www.alarisworld.com/pt-br e siga @AlarisLATAM.